Quản lý hàng hóa là vấn đề sống còn của mỗi doanh nghiệp. Trong những cách quản lý hàng hóa hiện nay thì quản lý bằng mã vạch đang cho thấy hiệu quả vượt trội. Làm thế nào để áp dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa, dưới đây là những hướng dẫn chi tiết.
Công cụ và công nghệ quản lý hàng hóa tồn kho hiện nay
Mã vạch là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động, đối tượng là hàng hóa, sản phẩm, tổ chức, địa điểm dựa trên việc ấn định một mã số hoặc chữ số cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó, để thiết bị có thể đọc được. Với khả năng mã hóa tối đa, đa dạng các kí tự, chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng rộng rãi để quản lý hầu như tất cả các mặt hàng trong nhà kho.
Theo truyền thống, các cửa hàng kinh doanh ở Việt Nam chủ yếu quản lý hàng hóa bằng sổ sách. Việc ghi chép sổ sách bằng thủ công vất vả, tốn thời gian, nhiều sai sót thậm chí có còn dễ bị mất sổ sách dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu.
Quan trọng hơn, các hoạt động cửa hàng không thể đi vào quy trình do việc quản lý số lượng hàng hóa, số lượng hàng bán ra, hàng nhập vào hoạt thống kê doanh thu. Thay vào đó, chúng được thực hiện hoàn toàn theo trí nhớ của những người quản lý, người thực hiện. Đó là lý do việc áp dụng mã vạch trong quản lý nhà kho là cần thiết.
Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi loại hàng hóa, việc quản lý kho hàng dựa trên các con số, ký tự sẽ rất dễ dàng. Chúng giúp quá trình quản lý, kiểm kê, xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả không có sai sót, tránh nhầm lẫn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng mã vạch có sẵn, hoặc tự thiết kế một mã vạch rồi gắn lên sản phẩm để quản lý hàng hóa. Quản lý mã vạch sẽ đi kèm với thiết bị đọc mã, cho phép chi tiết hóa về sản phẩm thông qua những phần mềm chuyên biệt.
Để quản lý mã vạch cần một phần mềm quản lý kho hàng với giao diện thân thiện, tính năng đồng bộ. Từ đó, giúp quá trình bán hàng, quản lý hàng hóa trở nên đơn giản, công việc kinh doanh cũng thuận lợi hơn.
Lợi ích khi sử dụng nhãn, mã vạch cho quản lý, kiểm kê hàng hóa
Để tiện ích cho việc quản lý, phần lớn các loại hàng hóa đều có mã vạch, nhất là trong siêu thị, nhà sách, các kho hàng… Việc tạo, quản lý hàng hóa bằng hệ thống mã vạch mang lại nhiều lợi ích lớn, chẳng hạn như:
Giúp theo dõi vị trí hàng hóa
Trong nhà kho, từng mặt hàng hóa, thậm chí cả thùng chứa tạm, giá đỡ pallet, pallet đều được cập nhật lên hệ thống bằng mã vạch. Việc này giúp theo dõi số lượng hàng hóa, vị trí từng mặt hàng được nhanh, chính xác.
Đặc biệt, với các hàng hóa tồn kho, nếu có hệ thống mã vạch, việc quản lý, theo dõi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng, chủ động trong quy trình quản lý, giám giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh.
Loại bỏ quy trình thủ công
Làm việc với tư cách là người quản lý khu bán lẻ, đòi hỏi bạn phải trở thành người giỏi nhiều lĩnh vực. Bạn giám sát nhiều hoạt động trong chuỗi quy trình, xử lý các vấn đề cụ thể, đồng thời giao nhiệm vụ cho từng cấp dưới một cách phù hợp với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược.
Kiểm kê hàng hóa khoa học hơn
Do đó, để doanh nghiệp phát triển với nhịp độ nhanh, quy trình vận hành phải được thực hiện trơn tru, hiệu quả nhất có thể. Nói cách khác, doanh nghiệp của bạn cần loại bỏ những quy trình, thủ tục thủ công (quản lý bằng sổ sách, viết tay,…) để tránh lãng phí thời gian mà không đem lại hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian
Nhờ các mã vạch, kết hợp với máy quét, phần mềm, hàng hóa sẽ được bán ra sẽ được hệ thống trừ đi một cách tự động chỉ với một mã quét. Thao tác tương tự đối với việc xuất hàng, nhập hàng vào kho.
Số lượng hàng hóa trong kho sẽ được ghi nhận, đối chiếu số lượng tồn kho và số lượng thực nên sẽ dễ dàng hơn. Từ đó, chúng giúp tiết kiệm thời gian cho cả một chu trình quản lý, kiểm kê hàng hóa trong nhà kho.
Theo dõi và báo cáo số lượng hàng tồn sát thực tế
Việc tạo mã vạch quản lý hàng hóa trong kho sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa chính xác. Bên cạnh đó, thông tin hàng hóa cũng được kiểm soát cũng có hiệu quả thông qua hệ thống mã vạch.
Khi có báo cáo số lượng hàng tồn sát thực tế sẽ giúp chủ cửa hàng nhanh chóng đưa ra quyết định nhập hàng mới, giải quyết hàng tồn kho một cách hợp lý. Từ đó có thể tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, gây tốn diện tích nhà kho, ảnh hưởng tới nguồn vốn của doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định nhập hàng mới hay giải quyết hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều, ảnh hưởng đến nguồn vốn của cửa hàng. Với ưu điểm tiết kiệm, hạn chế sai sót, độ chính xác cao, quản lý kho hàng bằng mã vạch là phương pháp hiện đại nhất được nhiều người áp dụng.
Hỗ trợ dự báo chuẩn hơn
Mã vạch hiện được sử dụng phổ biến cho hầu hết các lĩnh vực, sản phẩm. Việc quản lý hàng hóa trong kho thông qua mã vạch giúp nắm bắt thông tin nhanh chóng và dự báo chuẩn xác hơn.
Chỉ cần một thao tác đơn giản liên quan, hàng hóa trong kho sẽ được hiển thị đầy đủ các thông tin: số lượng sản phẩm, màu, kích thước, đơn vị vận chuyển, số lô, thời gian sản xuất, vị trí sản xuất, vị trí kho hàng cụ thể… Nhờ đó, hệ thống sẽ cho phép đối chiếu số lượng hàng thực tế và số trên hệ thống để chỉ ra điểm chênh lệch từ đó có cách xử lý hiệu quả.
Hệ thống quản lý nhờ mã vạch cần đáp ứng điều gì?
Với các phần mềm quản lý hàng hóa, người dùng có thể tự do lựa chọn phương thức quét mã vạch có sẵn (mã tự sinh, mã tự tạo). Tuy nhiên, để những mã vạch thể hiện tối đa lợi ích cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, thiết bị như: Phần mềm, máy quét mã, nhân viên thực hiện… Do đó, muốn hệ thống quản lý mã vạch hiệu quả cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
Dễ quét
Mã vạch dán trên các loại hàng hóa phải rõ ràng để máy có thể dễ dàng nhận diện khi quét qua. Hạn chế việc để các mã vạch bị dính nước, bị mờ, bị mất khiến việc sử dụng hệ thống mã vạch, phần mềm, máy quét có hiệu quả.
Có thể quét mã vạch dễ dàng
Tích hợp được rộng rãi
Không chỉ thế, việc sử dụng mã vạch có thể tích hợp được rộng rãi các phần mềm, máy quét khác nhau. Việc tích hợp rộng rãi có thể giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả cao trong quản lý kho hàng.
Triển khai hiệu quả
Hơn hết, khi đã quyết định vận hành, quản lý nhà kho bằng mã vạch cần được tính toán cẩn thận, thực hiện có quy trình để triển khai có hiệu quả. Chỉ một khâu trong quy trình có vấn đề thì cả quá trình sẽ bị ảnh hưởng gây tốn tốn thời, công sức.
Quản lý, kiểm kê hàng hóa nhờ mã vạch là một việc làm hết sức cần thiết trong thời đại công nghệ, số hóa hiện nay. Tuy nhiên, để việc quản lý nhà kho hiệu quả ngoài các mã vạch còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó sự có mặt của các loại giá kệ chứa hàng cũng rất quan trọng.
Với kinh nghiệm hơn 11 năm trong sản xuất, lắp đặt giá kệ, VNT JSC cam kết mang tới các giải pháp lưu trữ hàng hóa chất lượng tốt, giúp quản lý nhà kho một cách hiệu quả.
Tham khảo:
- Hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho chi tiết cho doanh nghiệp
- Tại sao các kho hàng cần dùng máy quét mã vạch?
Tôi là một kỹ thuật viên chuyên lắp đặt giá kệ cho khách hàng của công ty Kệ siêu thị VNT JSC. Trong 5 năm làm việc tôi đã lắp đặt hàng trăm dự án lớn nhỏ. Nếu cần tư vấn giá kệ hãy liên hệ với tôi hoặc để lại bình luận bên dưới.
